從管理車班調度到了解乘客愛好，交通運輸業未來要比拚「數位力」。台灣租車搭上車聯網的新科技趨勢，使用Office 365 強化內部溝通效率，一步步駛向全新的未來移動世界。
數位轉型大爆發、車聯網，為交通運輸業將服務推向前所未有的最高境界。成立超過三十年的台灣租車旅遊集團，正快速將公司管理推進全新的數位領域，創造企業新價值。
台灣租車旗下擁有六百多輛遊覽車、小客車，除了提供甲種汽車租賃、遊覽車客運、公路客運、交通旅遊、觀光巴士等各式服務外，近來成立易行網網路科技公司，執行集團內網路資訊與架構的審核。
智慧應用趨勢正夯
台灣租車營運長徐婉榕表示，台灣租車因應數位時代來臨，已經進行車聯網的智慧應用，在每一台遊覽車、小客車裝上數位行車紀錄器，從遠端管控查驗駕駛行為。
搭載GPS 的數位行車紀錄器安裝在車輛的八個攝影鏡頭所拍攝的畫面，上傳至雲端，而且每十五秒更新一次。徐婉榕說，位於總公司行車中心的調度人員透過這些畫面，可以即時清楚查看駕駛及車輛的狀態，以及精準掌控車況、路況，不僅方便總公司因應臨時發生的訂單狀況進行調派車輛，而且駕駛出車在外也不再像失控的脫韁野馬，對乘客的搭乘安全比較有保障。
有了數位軟硬體設備的協助，台灣租車過去在管理層面遭遇到的問題，包括無法提供勞工局查驗駕駛行車工時的紀錄憑據等，順勢迎刃而解。
追趕數位轉型，對於台灣租車這類交通運輸服務業者而言，並不是一件簡單事。徐婉榕指出，交通運輸服務業屬於比較弱勢的行業，不像科技業能以高價碼聘用所需的IT 人才，同時要把駕駛訓練到能使用科技資訊系統，亦有相當難度。台灣租車為了訓練老、中生代的駕駛使用智慧型手機，操作公司內部的APP 介面，必須開班授課，花了不少功夫。
同時，台灣租車也在企業內部的管理層面，引進微軟的Office 365 新軟體，解決車輛、駕駛排班調度，以及人員溝通等最吃力的行政重擔。
台灣租車IT 副理郭建男指出，台灣租車當初顧及企業使用通訊、辦公軟體，以及防堵垃圾郵件、需要行動化的電子郵件軟體等情境，並考量導入多方面成本結構後，決定導入能滿足行動化應用需求的Office 365。
☛MBA明星講師開講、企業如何戰勝不景氣，都在《商業周刊》管理趨勢報
從管理車班調度到了解乘客愛好，交通運輸業未來要比拚「數位力」。台灣租車搭上車聯網的新科技趨勢，使用Office 365 強化內部溝通效率，一步步駛向全新的未來移動世界。
徐婉榕強調，台灣租車尋找數位合作夥伴，瞄準有一定資本額、穩定永續經營的大公司為目標，避免發生夥伴經營不良而倒閉，使得自己採購的IT系統面臨無法更新應用的困擾。
台灣租車同時也透過管道，向其他企業詢問使用Office 365 的經驗值，包括售後服務、以後的版本更新等，最後以最經濟實惠、客製量最少的評估條件，採買了Office 365，之後再搭配公司自己的需求，再請微軟進行客製服務。
跨部溝通縮減30%時間
由於台灣租車的內勤人員有不少是過去跟車的遊覽車服務人員或司機轉任，年齡稍長、對E 化操作較不熟悉，因此IT 部門必須從旁輔助資深同仁使用Office 365，大約經過將近兩個月的適應期後，資深同仁就能完全上手。
郭建男說，年長人員一邊趕緊追上E 化腳步學習，一邊又要適應新的應用軟體，勢必遭受壓力，所以他只告訴他們最有趣的應用，去觸動他們的學習興趣，接下來他們就會自然而然地持續使用Office 365。
台灣租車的內部員工使用Office 365，多偏向行動化應用。郭建男指出，Office 365 的每一個帳戶可以將軟體安裝到五個裝置上，而同仁最常在手機下載Office365，使用電子郵件， 讓自己無論身處何處， 可接收重要商業往來文件，而高階主管、員工從此不用待在辦公室電腦前收件，可以在外部透過web 介面做收發信件，在處理重要公事層面節省了更多時間。
此外，台灣租車的業務人員也頻繁使用Office365 的Skype for Business。郭建男說，有時文字溝通不能敘述一切，因此同仁使用Skype 的視訊、群組功能，糾集身處各分據點的同仁召開討論會議，透過視訊展開面對面的溝通，可以真誠感受到對方敘述專案情境。
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從管理車班調度到了解乘客愛好，交通運輸業未來要比拚「數位力」。台灣租車搭上車聯網的新科技趨勢，使用Office 365 強化內部溝通效率，一步步駛向全新的未來移動世界。
目前台灣租車使用Office 365，已經達到85%的應用效率，相較過往，透過Office 365 的協作功能，搭配手機、行動裝置的應用，跨部溝通可以縮減30% 的時間。
每日一丁點、一丁點往數位轉型投入心力，長久下來對台灣租車的營運將帶來高效率的大改變。Office 365 正為台灣租車提供內部溝通效率、處理業務訂單等「量」的協力，接下來台灣租車會將IT數位力轉往「質」的發展，切入大數據的社群輿論，了解消費者對商品的喜好，儘量比一般消費市場更早提出符合消費者喜好的商品設定與行銷策略。
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