善用Office 365發揮聰明管理的好效率

美食界指標的「米其林指南」去年首度進軍中國，推出上海版米其林指南。來自台灣乾杯集團旗下的燒肉餐廳「老乾杯」上海店，榮獲米其林一星的肯定，讓乾杯集團經營中國市場更具信心。

台灣內需市場不大，在僧多粥少的情況下，餐飲業者紛紛將經營眼光瞄準海外市場，希望開發未來市場的成長性。從經營燒肉居酒屋起家的乾杯集團，目前除了持續經營燒肉居酒屋品牌外，也發展日式風格的火鍋品牌，以及從日本引進代理餐飲品牌，目前門市營業據點達四十家，並瞄準海外市場，進駐中國上海展店。

由於中國政府對網路系統進行嚴格控管，因此乾杯派駐台灣幹部至中國拓點時，對於選擇方便用在公司管理階層溝通的網路軟體，曾經進行一番評估。

適用中國市場 操作便利順暢

「我們考量最大的重點是哪一種數位系統平台可以在中國被應用，溝通聯繫各方面要做到順暢、即時、有效率，而且是可被信賴、能穩定持續提供服務、資訊安全性高。」乾杯集團執行長室經理廖佳怡強調。

乾杯集團綜合以上考慮的要件，最後選擇使用微軟Office 365。廖佳怡指出，乾杯集團經營區域包括台灣北、中、南部以及中國上海，各地的品牌經理、區經理、門市店長距離總公司較遠，當總公司與他們進行店鋪管理層面的策略溝通、資訊傳遞、情報交換，就非常需要Office 365 的協助。

她進一步表示，乾杯的店長、區經理在外部移動性較強，因此接受總部訊息會有產生一定的落差，過去在收發電子信件也有不便之處，如今總部導入Office 365 的數位服務後，同仁可以在電子郵件往來上順利透過隨身攜帶的手機、平板等行動裝置，順利達成溝通。

Office 365 的電子郵件是乾杯集團管理階層最常使用的軟體，這些管理人員在手機、平板等行動裝置上裝設Office 365 電子郵件的APP 後，只要輸入帳號與密碼，就能馬上收發信件，不必再經歷以往必須進行多層設定的麻煩事。

像廖佳怡有固定轉寄信件的需求，她原本都在桌上型電腦的Outlook 進行設定，但遇上休假或未打電腦使用Outlook 時，這些轉寄信件則無法被發送出去，而Office 365 則讓她不必特地打開電腦進行轉寄的操作。「當我的電子郵件帳戶收到來信時，可以自動做到轉發。因此我休假時，這樣的功能仍然可以運作。」她說，Office 365 簡單的操作介面對於使用者來講，是比較容易上手的。

乾杯導入Office 365 的過程極為順利，集團人員普遍年輕化，大家很習慣在手機安裝APP，因此對於Office 365裝載進入手機介面，完全沒問題。「只要登入帳號與密碼就完成了！」廖佳怡指出，過去在手機做收發電子郵件必須進行很多層的設定，因此Office 365 簡單的使用介面對使用者來講是比較容易上手的。

此外，同仁從Outlook 轉換到Office 365 使用電子郵件的同時，也逐漸發現Office 365 其他軟體的方便性，廖佳怡就十分推崇Office 365 建立會議室與預約小組會議的功能。

「我們總部辦公室分處三處不同的建築大樓，彼此之間有聯絡不便之處。」廖佳怡說，以前要借會議室開會要做紙本登記，臨時要借會議開會，還得打電話麻煩在會議室附近辦公的同仁幫忙查看登記本，現在有了Office 365 後，同仁可以在Office365 上面馬上確認哪一間會議室未被使用，不僅為同仁簡化很多預約會議室的流程，也達到省時的效益。

跨域、跨部門、跨辦公室溝通無礙

乾杯同仁們十分常用Office 365 的Skype for Business，召開跨地域、跨部門、跨辦公室的即時線上會議，與中國幹部、日本品牌夥伴展開面對面的線上討論。

服務業工作內容極大比重在於溝通，廖佳怡強調，Office 365 的雲端服務就可以幫乾杯解決跨域、跨部門、跨辦公室的溝通問題。她說，乾杯未來在中國將會持續拓點，派駐更多台灣幹部駐點當地城市，由於中國幅員遼闊，乾杯總部要將分散不同城市據點的幹部聚集開會，必須支出龐大的時間、交通成本，因此乾杯期望Office 365 能繼續為集團創造溝通無遠弗屆的良好效益。

年輕世代偏好數位服務體驗，因此餐飲數位化管理與服務，在中國如火如荼地發展。乾杯在中國市場也正在學習數位服務的創新，引進台灣應用。

廖佳怡指出，中國餐飲業應用數位設備的速度走得很快，乾杯的幹部也在觀察當地普遍使用的支付方式，未來乾杯也將在設於台灣的百貨商場的店舖中提供支付服務，如果操作順利的話，則將進一步推廣到路面店舖。

目前乾杯總部使用的IT 人力相當精簡，所以內部使用的軟體盡量導入外部現成的資源。由於Office 365 為乾杯IT 人員擔下不少工作量，IT 人員現在有餘裕可以針對各部門對資訊系統的不同需求，展開量身訂做的研發，運用數位力提升乾杯的營運力。

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