Toss Lab 是一個跨國的軟體公司,從創立的第一天便在台灣、韓國、日本設立辦公室,對於「遠距的管理」已有 7 年的經驗。旗下的產品 JANDI,是一個企業通訊協作軟體,目前已有 300,000 個企業用戶使用、營收成長超過 100%、用戶淨留存率 120%、付費轉換率 40%,表現十分亮眼。我們專訪了 Toss Lab 的營運長Jin Yang,他表示「除了產品外,還要歸功於我們的管理、以及工作協作的模式」。究竟 Toss Lab 是如何在遠距的模式下,維持團隊的高效率呢?

一、多分享,資訊對稱能減少不必要的時間浪費

「分享應該成一種工作日常。」身為主管我們時常抱怨員工不主動回報、不分享進度,導致專案落後、或是追蹤困難。然而,若我們從員工的角度出發,我們是不是也常忽略分享公司資訊,如目標、策略、時程的安排,導致員工無所適從,自然效率就低落。

最簡單的方式,我建議從「行程分享」開始。以 Toss Lab 來說,我們使用 Google Workplace(以前稱為 G Suite),不論是主管還是員工皆能共享、快速查看所有人的行程安排。我只要進到行事曆,就能快速確認業務今天去哪裡拜訪、行銷人員今天有什麼活動,不再需要一個一個的私訊。對我來說,大幅減少了來回溝通、以及追蹤所浪費的時間,同時,也減少看不到員工的焦慮感。

二、架構清楚的溝通管道,找人、追蹤事件更輕而易舉

只要一開始就建立良好的溝通管道,員工便能清楚知道該去哪邊分享資訊,同時主管也可以快速的追蹤,讓溝通、協作、管理更順暢。

我們在輔導用戶的時候,最常遇到的就是「為了分享,將大量的資訊一股腦丟上群組」。這樣真的有達到資訊對稱嗎?其實沒有分類的資訊,說穿了就是一堆雜訊。員工得花更多時間,去釐清資訊的關聯性;主管則是難以追蹤進度,最後只能不斷的安排會議,直接請員工進行報告。

在 Toss Lab,我們使用 JANDI 進行「資訊分流」、「溝通與協作」。JANDI 中能針對不同的事件創立議題群組,你可以依照自己的公司業務型態,建立專案別、部門別、門市別等溝通群組。像我們便依照部門創立了「Talk to OOO (部門)」的議題群組。這個讓分部在海外的成員、以及新進的員工,即便沒見過對方、或是還不熟悉團隊成員時,也能找到相對應的議題群組中,詢問問題、相互合作,來加速溝通、目標的達成。

三、去除形式,讓員工專注在執行以及目標的達成

在傳遞資訊的時候,你一定要記住「去除形式」。我時常聽到不錯的營銷活動,卻因為報告過多、流程繁雜而告吹。這十分可惜,但卻是大公司常發生的問題。

回到報告的初衷,我們其實是要方便管理者追蹤進度、成效,以及讓成員彼此共享資訊、進入狀況、互相學習,並不是要加重員工的負擔。在 Toss Lab 我們盡量不使用「報告」,而是「分享」。

我們鼓勵員工用「最能清楚表達、最快速」的方式進行分享,而不是花大量的時間適應「報告的格式」、「為了報告而報告」。使用 JANDI 的好處就在這,不論他是使用 word、google 文件,或是 dropbox、 Trello 等,都能輕鬆的串入 JANDI。你還能直接針對這個檔案進行討論,避免訊息洗版;同時所有資訊都是永久保存、加密上傳,也能看到下載紀錄,保障公司的資訊安全。

四、善用視訊會議,加快資訊傳遞、加強向心力

未來,「非面對面工作」的狀況只會越來越多,這已經是一個不可逆的趨勢。

我們非常肯定「文字溝通」的重要性,他記錄下了所有討論的過程,不論是事後要回溯、或是需要咎責時,都會更清楚。然而,跨國企業或是遠距工作,「視訊會議」是必要的。以 Toss Lab 來說,我們每週都會固定花 30 分鐘和海外的夥伴進行視訊會議,同步總公司的新進度、以及海外的計畫。因為在 JANDI 中就內建了視訊會議的軟體,因此在使用上非常的快速和容易。當然,如果你要串連 Zoom 或是 Google meet,在 JANDI 上也能做到。

這邊也想分享一些撇步給視訊會議總是超時、會議過多的團隊。首先,如果這個會議不是單方的傳達訊息,而是需要多方的討論,請先「預約好時間、並且給予足夠的資訊」,讓大家會前可以先構思;第二,線上會議非常重視「守時」,每人都慢 5 分鐘,常常就會浪費前面的 30 分鐘在等待,也可能拖到下一場會議;第三、線上會議其實就是「類面對面」,因為表情可以傳達大量的資訊,所以建議可以「打開鏡頭」、另外為了降低雜訊的干擾,除了發言的人,大家盡量「關閉麥克風」,需要發言時再開啟;最後,「會議紀錄」是必須的,你可以簡單地統整在 JANDI 上的記事板、或甚至是做成待辦清單,方便大家進行回溯、也更加確定執行的細節,不讓會議流為形式。

五、自動化工作與流程,減少重複性且效益低的任務

如果我們仔細觀察員工的工作狀態,你會發現許多時候,人們浪費時間在重複性的任務上,例如業務人員不斷的打開表單追蹤有沒有新的填寫名單、或是行銷人員每天手動搜集最新資訊,再不斷複製貼到公司的群組。

在數位化的過程中,我們很難只用單一的工具,完成所有的工作。在 Toss Lab 我們也同時使用許多數位的平台,像是 google 文件、Trello、Survey Cake 等,如果每天都要一個一個上去確認是不是有更新實在是很累人。因此,我們的做法是把這些軟體都串入 JANDI 中,只要任何平台有更新的訊息,就會馬上跳至 JANDI,像是一個資訊的整合中心 。

如果公司已經有習慣使用的 HR、ERP、CRM、甚至是自家的系統,都可以串入 JANDI;如果你需要收集即時新聞,可以串連 RSS,讓 JANDI 替你收取最新消息;或是你可以利用 Webhooks 的功能製作一個翻譯機器人,讓你快速理解跨國、不同語言的訊息。


即使碰不到面,還是可以透過優化內部的制度、打造順暢的流程、使用合適的工具,讓公司維持高效率的工作。這次 Jin從 Toss Lab 的經驗中,歸納了五個關鍵方法,包含「分享」、「架構清楚的溝通管道」、「去除形式」、「善用視訊」、「工作自動化」。他建議可以從其中的一兩項開始,逐漸的建造公司的協作文化、以及進行數位化的推動。

最後,他也提醒:畢竟是在經營公司,不論是選擇什麼工具,一定要留意產品是否夠安全、能保護公司的資產。例如 JANDI 一開始就決定使用 AWS 的資料庫作為儲存中心、且所有資訊都是網銀 256bit 等級的加密傳輸、並且持續取得如 ISO27001 的國際認證。「請一定要選一個可以安心使用的軟體與服務。」Jin 強調。

關於JANDI

JANDI 是企業通訊與協作軟體,由軟體公司 Toss Lab 所打造。綜合了議題式的群組溝通、直觀的任務管理、即時的視訊會議、以及第三方程式串接等功能。目前有超過 30 萬個企業團隊採用,並擁有台灣在地團隊提供企業諮詢導入服務