我輔導的一家新創企業,我每三個月都會和他們開一次檢討會,連續三季我都發覺這家公司財務有一個特色,就是成本費用總是跟著預算走,預算編列多少成本費用,實際執行總是亦步亦趨,超完美達成。可是營收呢?卻總是離預算很遠,永遠都只達成三、四成。整個財報當然很難看,永遠存在鉅額虧損。

我和這位創業者一起檢討,為什麼老是這樣呢?原因很簡單,他編預算時,成本費用想得很清楚,房租、水電是可估算的;用多少人要花多少薪水,也是事先就可以計算的;要做多少事,需要花多少費用,也是八九不離十,可以估算的;要生產多少產品,要多少原料,多少工錢,也是事先就可決定的,因此每季財報,成本費用總是照著預算執行,超完美達成。

可是營收為什麼老是大幅落後呢?因為事前的估計總是比較樂觀,希望能達成一個能消化成本費用的營收,因此總是高估。可是執行下來,生意總是有落差,老是達不成,因為生意並不是事先可以決定的。

前三季我們檢討的結論是,創業剛啟動,市場客戶還不認識我們,我們需要花更多時間推廣,期待生意能慢慢做起來,趕上預算進度,就這樣努力改善了一年。

到第四季年底結算時,業績雖有所改善,但仍然只達成預算的五、六成,還是有大幅度落差,而公司的虧損仍然存在。

我們不得不更加徹底的檢討公司營運結構。我們問了幾個問題:一,生意會持續成長嗎?可以期待透過營收的成長達成損益兩平嗎?

這位創業家的回答是不太可能。這一年他們已努力推廣,但始終成長有限,而且看起來有停滯成長的趨勢,要持續穩定成長,似乎不太有可能。

第二個問題:如果不能靠營收成長達成損益兩平,那有什麼方法能改善巨幅虧損的狀況呢?

對我而言,答案很簡單,縮小公司營運規模,減少成本費用就可以了。可是這對這位創業家而言,是一個很艱難的決定,要他減人經營,他下不了決心。

我告訴這位創業家,做生意是看生意大小決定要用多少人,生意大可以用比較多人,生意小就只能用比較少人,任何再小的生意,只要能找到對應的經營規模,找到能獲利賺錢的規模,就是可以做的生意。

他創業的第一年,成本費用完美達成,可是生意最多卻只達成預算的五、六成,這表示生意的估計太樂觀了,也可能經營規模的設定太大了,導致成本高居不下。只要減少用人,降低營運規模,以配合生意的大小,就可以達到損益兩平了!

這是做生意的基本原理,先設定最小經營規模,用最少的人,然後再看生意的進展,確定有生意了,也一定要所有人都為生意忙得不可開交,再逐步加人。

先有生意再加人,創業者永遠要記住這一句話。

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