要如何才能知曉所有人的工作狀況呢?──許多人常常因為對遠距工作的誤解而這麼問。大多數人都先入為主的認為,遠距工作組織一定無法隨時掌握員工在做什麼、人在哪裡。對遠距工作抱持質疑態度的人更會直接認為,在虛擬辦公室裡,上司要聯繫員工就像在玩躲貓貓一樣,員工會躲給上司找。

其實,雖然我們賦予員工足夠的工作彈性,讓他們自己安排工作時程,但並不去快速辦點事、上健身房運動,那的確不必特別告知。但如果員工要離開好幾個小時去看醫生、整個下午都要請假,或是會有好幾個小時無法工作,那就必須事前跟主管妥善溝通。如果工作團隊的成員能共享工作時程表,就能讓大家清楚知道,哪些時間找得到人,哪些時間又不在電腦前。

這又講回負責任的企業文化了──在工作時間內,除非有先跟同事、主管協調好,不然員工就應該要認真工作。我們對遠距工作員工的要求,就跟各位在實體辦公室對員工的要求一樣。

我們的休假方式也遵循這種概念。在我們公司,休假時間沒有固定限制,但這並不表示員工可以隨時丟下一切、自顧自地休假一整個月。員工要休假,必須先經過主管同意,而且每次休假的時間長度也有限制──除非有特殊例外──我們也會安排好團隊成員各自的休假時間,避免負責某個客戶的所有團隊成員都在同一個禮拜休假。我們的確希望員工找機會充電、好好休息,但員工也必須對客戶和其他同事負責。

不監控政策

我們在前文列舉過各種促進公司工作效能的科技資源,同樣重要的是,我們也要聲明絕不使用監控科技裝置隨時監看員工的工作狀況。我理解某些產業為了合乎法律要求,勢必得監看員工的工作狀況(例如:金融服務產),但我們公司在員工實際做出讓我們判斷不得不進行監控的行為之前,都堅持信任員工。

全心信任員工的同時,我們也已做好萬全準備,以免員工打破公司的信任;我們可以監控任何下載公司檔案的電腦活動,也能夠遠端清除員工電腦裡的資料。

令人惋惜的是,如今市面上充斥著各種讓主事者監控員工的創新產品。英國廣播公司(BBC)於2020年底指出,製造這種監控軟體的公司發現,在疫情期間,電腦按鍵計數器、隨機拍攝員工電腦桌面畫面、追蹤滑鼠使用狀態的各種軟體在市場上需求大增。也因為這種趨勢,未來這方面的議題在勞資關係和隱私權上很可能會產生許多爭議。

目前幾乎沒有證據能夠證明員工在家工作更容易偷懶。更甚者,有一項來自卡迪夫大學(Cardi University)及南安普頓大學(University of Southampton)的研究發現,全職在家工作的員工在有給薪的工作時間內,每小時的工作效能比在實體辦公室裡更高。監控科技則適得其反,在勞資雙方之間造成如貓抓老鼠一般的局面,使員工想方設法要騙過監控科技產品。

知道主管會監控電腦的員工大可購入自動滑鼠移動裝置,在使用者根本沒在工作時自動移動滑鼠,製造出有在上班的假象──這種情況對誰都沒有好處,不僅為主管製造額外的負擔,也造就了缺乏信賴感的工作環境。

監控後的績效,與公司利潤是正相關嗎?

有兩位來自大型媒體的記者訪問我,他們正在寫關於這些科技產品的報導。他們特別關注那些設計用來監控員工日常上班狀況,甚至監控鍵盤輸入狀態的產品,深入探討這些產品如雨後春筍般出現的現象。

這兩位記者告訴我,監控產品設計公司的發言人們都表示,自家產品對企業有正面影響,不僅員工們絲毫不介意上班被監控,甚至也因為監督和問責的密度提升,員工的績效更為出色。但我問其中一位記者,這些公司提出的所謂績效到底是什麼,以及這些「績效」跟實際公司利潤是否有任何正相關?他竟然張口結舌地答不上來。

這些公司真正有自信的其實是,他們可以靠這些軟體確保工作者黏在電腦螢幕前不離開。但我倒想知道,在這種狀況下,到底有哪一項生產力指標出現真正的成長──我敢打賭,只有像工時或鍵盤輸入次數這種數值會上升而已。雖然這些統計數字的確可以看出員工花費更多時間工作,但就算員工投入更多時間,也不能保證他們完成了更多真正重要的工作,別說這種作法根本沒考慮到對於公司文化會產生什麼影響。

舉例來說,假如你上班時被公司這樣監控,只要每幾分鐘動動滑鼠,就可以讓老闆相信你有在認真工作,又怎麼可能會願意花時間打電話給利潤可能達上百萬的潛在客戶去爭取生意呢?

以我個人立場來說,實在很難相信員工真的會喜歡被公司監控。員工很可能只是因為擔心被公司認為是心裡有鬼才要躲躲藏藏,因此不願意說出對於被公司監控的不滿。如果公司不信任員工會盡責完成工作,想必沒有任何員工會因此感到開心。監控科技可能會打擊公司士氣,導致員工轉而去不會監控他們工作狀況的公司求職。等到疫情過去,我等著看在員工更有意願尋找更好的工作機會時,這些使用監控軟體的公司會流失多少人。

看起來忙碌,不代表真的完成更多工作。事實上,我認為員工在被監控的狀態下,會花更多時間處理待辦清單裡的瑣事,而不是長時間努力處理真正對公司有幫助的大案子。

想要讓員工把工作時間花在重要的事情上,有更好的方法──就是更高層次的公司文化,像是目標、核心價值可以派上用場的地方。

表現優異的企業組織都會公開向員工表明,期許在他們身上看到哪些價值,從而為員工設立明確的目標和指標,衡量員工的成就是否真正幫助公司業務成長也就更加容易;這些主管也心知肚明,用員工的實績來評估表現,比斤斤計較在工作上花了多少時間來得有效率。

你會想要一天花14小時工作,卻沒拿到任何生意的員工;還是一天只花2小時工作,卻可以談成上百萬訂單的員工?

如果是拿工作成果來衡量員工表現,就不必在意員工到底怎麼安排工作時間。我並非主張主管不應該關心員工的工作狀況——主管絕對應該定期進行稽核,確保部下聲稱達到的成果真的有實績。如果某位員工一直無法完成工作,或是無法達成預定目標,那主管絕對有理由懷疑他們沒有把時間好好花在工作上。如果出現這種情況,公司自然就會開始詳細調查。

任何遠距工作組織的主管都必須做基本的品質控管檢查,確保員工有善盡職責。信任員工並且為他們設定期許的目標,以及不定時檢驗員工工作狀況及表現,這兩者並不衝突。這也就是為什麼企業需要稽核人員的存在。我們公司遵循這樣的原則,我們相信「信任,但也要記得驗證」的價值。如果各位公司裡有某位員工的表現不對勁、數據對不上、持續出現客戶申訴、反覆犯同樣的錯誤,務必要及早處置。

書籍簡介

WFH在家工作的成功祕訣:美國中小企業最佳CEO教你高效、彈性、又保有團隊精神的職場新優勢

作者: 羅伯特.格雷瑟, 米克.史隆

原文作者: Robert Glazer, Mick Sloan

譯者: 孟令函

出版社:遠流

出版日期:2022/01/26

作者簡介

羅伯特.格雷瑟(Robert Glazer)

跨國夥伴行銷代理公司「加速夥伴」(Acceleration Partners)的創辦人兼執行長。加速夥伴是全球規模最大、歷史最悠久的全面遠距工作組織之一。在他的領導下,加速夥伴榮獲許產業及公司文化獎項,包括:

  ◎連續兩年榮獲Glassdoor的員工最佳選擇獎
  ◎《廣告時代》雜誌(Ad Age)最佳職場
  ◎《Inc.》雜誌最佳工作場所
  ◎連續三年榮獲《財富》月刊(Fortune)最佳中小企業職場
  ◎連續兩年《創業家》雜誌 (Entreprneur)最佳公司文化、優質職場獎得主
  ◎連續三年《波士頓環球》(Boston Globe)選為最佳職場

羅伯特也連續兩年躋身Glassdoor最佳中小企業執行長的行列,最高曾獲第二名。他是《華爾街日報》(Wall Street Journal)、《今日美國》(USA Today)專欄作家,也是四本國際級暢銷書的作者。他是播客「人生煉金術」(Elevate Podcast)的主持人,該節目是20多個地區排名前20的創業播客。他同時是享譽全世界各企業、組織的演講者,《富比士雜誌》(Forbes) 、《Inc.》、《創業家》雜誌的專欄作家。他還透過電子報「每週五讓愛傳出去」(Friday Forward)分享他的想法和見解;這是一份每週五鼓舞人心的時事通訊,已在全球60多個國家擁有超過20萬名個人及企業主讀者。

米克.史隆(Mick Sloan)

「加速夥伴」的領導發展與內容創新經理,是本書的共同作者。他與女友梅瑞迪斯住在美國維吉尼亞州的阿靈頓郡,熱愛跑步、閱讀、聽播客。

譯者簡介

孟令函

國立台灣師範大學翻譯所碩士,譯作散見於科技、文化、財經領域。譯有《練習每天勇敢一點點》《眼神的觸動:善用人際連結,有效開展你的事業與人生》《洞見趨勢:察覺別人忽略的細節,搶得先機,贏向未來》等書。


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核稿編輯:李頤欣