主管經常會遇到這樣的情況:必須參加的會議持續時間過長;同事來尋求建議,可是我的手機又響了,這是我一直在等的電話;有重要的客戶來拜訪等等,全是重要的事情,相當重要。

日常工作被安排的滿滿的,肯定沒有時間和員工面對面。但面對面和員工進行一一交流是很重要的一項工作,不能總是被其他認為更重要的事情耽誤。作為領導者,怎麼安排自己的時間與員工一對一交流,是一項很關鍵的能力。

如果讓你列出自己最重要的資產,領導者中的大多數會把自己的員工擺在首位。從長遠來看,沒有什麼比你所領導的人、如何領導他們更重要的了,而且你心知肚明。但是,你如何將你對他們的重視展示給員工看,與員工是否感受到你的重視,二者之間存在天壤之別。

家庭成員之間,也存在著與此類似的現象。作家朱莉・摩根斯坦恩(Julie Morgenstern)的暢銷書《為人父母的時間》(TIme to parent)中,她談到了孩子和父母之間不同的看法。例如會有這樣一種常見的對話。

父母:我為你犧牲了一切。我多年來拚命工作賺錢,供你衣食住行,提供所有的生活必需品。你什麼都不缺。

孩子:沒錯,但是當我需要你的時候,你從來不在我身邊!

由於父母很清楚,自己為了撫養孩子所做的所有隱形行為,因此覺得自己已經做了養活他們所需要的一切。但孩子從未見過那些隱形的行為,他們只是想要和父母待在一起。聽起來有點耳熟?作為領導者,你清楚自己曾經為團隊的成功,投入了多少「隱形時間」。但是他們需要的,是你的真實可見的時間。他們需要一對一面談,反映一些具體的事情,以便能夠提出妨礙工作進展的問題,獲得反饋和指導,制定發展計劃,和你一起解決問題。

一對一會談,是提高團隊參與度的最重要工具之一。所以我們需要一對一面談,即使面前還有許多需要解決的難題和接二連三的緊急情況。進行一對一面談,不是一種負擔或者領導工作清單中的一項,它是一種價值觀。在看不到這一點之前,我們在堅持這行為上會不斷打退堂鼓。如果我們的日程與我們的價值觀不符,其中一個就得讓步。

我的建議是,對於能夠進行定期性一對一面談的頻率,要持有務實的態度。不要宣布你將要每週進行一對一面談,然後又把它取消掉。這是一個質量勝過數量的問題。開始的時候要慢慢來。

你可以把團隊成員聚集,再一起宣布你的意圖,並且可以這樣說:「我希望啟動定期的一對一面談,最初階段每月一次,其目的在於讓大家獲得指導,分享成功經驗,以及提出對工作造成影響的問題。我可能偶爾會因為某些需要我立即處理的事情取消面談,如果發生這種情況,我事先請求大家諒解,並且希望大家不要因此認為,自己沒有被擺在優先位置。我會盡力兌現承諾,讓我們互相交流的時間對我們雙方都有價值,請盡最大努力做好準備,同時保持靈活性。」

如何組織一對一面談?首先,這是一次以你的同事為中心的談話,而不是圍繞著你。因此,你的講話應該只佔30%,而非70%,因為這畢竟是他們的議程,不是你的。不要把這件事與你定期召開的團隊或員工會議相混淆,這些會議中的議程通常全部都是你自己的。

總結與行動:

●如果進行一對一面談時,感覺非常困難,那麼要保證開始的時候節奏慢一點。每月一次對於大多數領導者而言只是建議,因為它總比根本一次都不進行要好,更為理想的節奏是每週一次。有許多變量會影響到你的頻率,預先承認這些問題,對於維護你的可信度和管理期望至關重要。

● 向團隊成員宣布你的意圖。

● 在進行一對一面談之前:

1. 回顧一下其他相關的領導力能力,並將其中的技能引入會談中。

2. 請記住,團隊成員是會談議程的擁有者。

● 在進行一對一面談期間:

1.保證你的談話不超過30%。找出可以用來支持團隊成員的舉措。請牢記在心,要指導,不要說教。

2.設法給予適當的反饋。

3.建議至少用30分鐘來切實關注工作狀態的最新情況以及「清除路障」的事項。

4.花些時間用於討論發展規劃和職業路徑。

*本文獲微信公眾號「領導與組織」(公眾號ID:WZBX2020)授權轉載,原文

責任編輯:鍾守沂
核稿編輯:易佳蓉