▍作者簡介：洪彣欣Carol，怡東集團共同創辦人，曾任美商、港商與台商等企業人資長。畢業於美國密西根州立大學人資研究所、台灣大學PMBA，擅長人才發展輔導和建置企業績效與薪資機制，創建O’RIGHT接班梯隊模型。

我時常在各大企業指導經理人透過MAP管理能力評鑑做自我探索，從輔導過程中發現，台灣經理人的「時間管理與排序」能力不如預期，落在全球排行的39%，遠低於全球經理人。這背後隱含許多的管理問題及盲點，有待經理人們自我察覺。

時間管理誤區1：沒有投注足夠時間在「重要不緊急」的事上

在輔導企業的過程中，有位中資企業的上市公司董事長，公司營業額高達數十億新台幣。

他的時間管理PR值並不高，在收到MAP管理能力測評報告的當下，他難以置信。他認為自己可以一心多用、同時可以做很多事、速度很快、且凡事親力親為，也認為這些都是公司成功的關鍵，但卻從評鑑發現自己時間管理能力不如預期。

深入了解後，才知道問題出在，這位董事長行程排滿檔，但沒有投注足夠的時間在「重要但不緊急的事情」上，例如投資人才、培養接班人。這個問題導致他年近70歲還不能退休，公司面臨永續經營的危機。

時間管理的誤區2：將時間通通交給秘書打理

另外一位時間管理不理想的案例是一位外商高階主管，他看到報告時也十分錯愕。在進一步訪談後現，他將所有行程、會議、行事曆全盤交由秘書打理安排。

因此，時間管理好的人，其實是能幹的秘書，而不是這位開會時間以15分為一個單位的高階主管。我建議這位高階主管，不應該將時間的所有決定權交給秘書，自己也應空出時間做重要的決策與布局未來。不少經理人以為自己的時間管理做得不錯，實際上只是雇用了時間管理好的秘書。

排滿自己所有代辦事項，抑或奉行「創辦人模式」，總是親力親為、授權太少，忽略自己也應該花時間在「重要但不緊急」的事，如訂策略、架組織、布人事、建制度等。導致看似日理萬機，實際只是沒排好優先順序。

時間管理的正確順序

現在就以及史蒂芬‧柯維（Stephen Covey）提出的「時間管理矩陣」，談談時間管理的正確順序，讓工作有成就感、生活有品質，創造更好的未來。

第一象限：緊急又重要

每天工作應該先處理的是緊急又重要的事。這類事情的特點是，如果不立即處理，會導致嚴重後果。舉例來說，如公司公關危機、客戶危機、員工安全、產品品質問題，或中高階主管在重要會議中的報告。一般來說，只要事先做好規劃，第一象限都可以處理妥當。

第二象限：重要但不緊急

接下來，應該處理的是不緊急但重要的事情，例如個人學習、團隊培養、經營策略規劃等。就人生而言，更包含經營關係、培養人才、保持健康、理財等事項。

這個象限裡的事，才是每個人一生中應全心投入最多時間的部分。在確認這類事情之後，一定要努力擠出時間、按部就班的執行，以免落入第一象限，變成既緊急又重要的事。

第三象限：緊急但不重要

接下來才是緊急但不重要的事。它們多半是瑣事、跟工作目標不相關，例如處理客訴、幫部屬做他該做的事、幫部屬善後等。這類事情有急迫性、一定得處理，但是花越少時間越好。必要時不應該自己來，而是想辦法回歸到部屬身上，交給部屬或助理執行即可。

第四象限：不緊急也不重要

最後，有時間才做不緊急也不重要的事，或工作流程上有但不一定需要做的事。這些事情基本上與你的工作目標無關，可以留到有空時再做，甚至忽略不做。舉例來說，許多上班族在上班時沈迷於團購、八卦、逛街等與工作無關緊要的事。

謹記時間管理大原則：時間花在哪裡，成就就在哪裡

時間管裡最重要的原則就是，捨棄「為了做而做的事情」、「為了慣性而做的事情」，若不是為了需要而做，就是浪費時間。大家應該好好審視自己的時間到底花在哪個象限了！記得，「時間花在哪，成就就在哪」。若忽略投注足夠的時間在重要但不緊急的事，人生將會有遺憾。

也可以運用簡單的時間管理3D，幫自己安排時間：

  • Delete : 刪除「不重要也不緊急」的事情。
  • Delegate：「緊急但不重要」的事盡量指派人處理，或訓練其他人來做。
  • Do：將一年中50%的時間用在「重要但不緊急的事情」上，「重要又緊急」的事情要自己做。 

最後，提醒大家別忽略了投資時間在健康、關係、人才、理財這4件事情上，若沒有了健康，後面的努力都是白費；有了健康，你的努力才有機會不斷累加。

責任編輯：倪旻勤
核稿編輯：陳瑋鴻