剛加入外商時發現，團隊裡處理事情比別人快的同事，通常五點多就能準時走人，大家卻要6、7點才能下班。於是，我偷偷觀察他們如何提高效率，有時也直接問他們有什麼訣竅，透過學習、模仿提升自己的工作速度。
這樣做的結果是，雖然我的動作比其他同事快了一點，但想在本質上甩開其他人、提升效能卻是不太可能。尤其是在處理數據分析或整理報告等複雜問題時，效率很難有飛躍性的提升。
某天，我偶然看到一本書《一週工作四小時》，一開始只覺得很鬧，一天工作4小時都像天方夜譚，更別說一週只工作4小時。
書中提到了幾個概念，像是生產力是什麼、忙碌不等於生產力等。我才了解到，在科技業裡，有些人是十倍產值的員工。十倍產值的員工之所以會有十倍產值，不是因為他們的速度比別人快十倍，而是他們在處理事情的思維和方法，比別人聰明很多。
所以，在不同的基礎架構下，十倍產出員工設計的系統，和平庸員工設計的系統，效能可以是天差地遠。理解這個概念之後，我開始正視「提升生產力」的知識和方法。
忙碌不等於生產力！3個可以練習的生產力習慣
那時候我其實不太理解生產力背後的邏輯，只覺得概念聽起來好像很有道理。所以，除了前文提到的《一週工作四小時》以外，我進而開始研究其他生產力書籍，從中得到了其他提升生產力的知識。
1.從個人開始，打造增進生產力的原子習慣
模仿同事、參考他們的生產力技巧是在學習知識，而知識需要經過不斷的練習，才能真正變成技能。
《原子習慣》一書中的案例是一堂攝影課的實驗。實驗將學生分成2組，一組學生的目標是拍攝大量照片，他們要在課程結束時挑出一張最好的作品；另一組學生則只有一個目標，就是期末交出一張「完美」的照片。
結果很有意思，拍了許多照片的學生反而更能拍出高品質的作品。這是因為他們在大量嘗試和失敗中，逐漸摸索出好的構圖、燈光和角度，讓自己的技術得到顯著的提升。另一組只聚焦在「完美」的學生，由於練習次數少，反而難以達到理想中的效果。
從這個案例，我們可以學到，空有知識沒有用，必須要不斷練習才能真正有高產出。
2.找到自己的習慣，並捍衛黃金時段
專注力不僅需要靠練習，更需要設定好規範，讓其他事物不隨意打擾自己的黃金時段。《深度工作力》強調，在無干擾的環境中進行高品質、深度工作的必要性。
書中也提到一個很有趣的概念，專注力就像水庫，使用時會消耗能量。頂尖人士的專注力一天大概有4個小時，超過這個時間後，效能的邊際效益會逐漸遞減。
這概念也和《最有生產力的一年》中的「黃金時段」概念相吻合，該概念強調要在一天中找到個人最專注、最高效的時段來進行深度工作。
這讓我跳脫了「忙碌等於生產力」的錯覺，大幅提升工作品質，還減少因頻繁切換任務而產生的效率損失。
3.加倍放大自己的產出價值，把雞蛋放在同一個籃子裡頭
1906年，義大利經濟學家帕雷托（Vilfredo Pareto）研究國家的土地所有權分布時，發現了一個驚人的事實，80%的土地掌握在20%貴族手上。這個現象不僅代表了貧富不均，更代表了事情通常不會按照平均分布發展。
這個概念後來被稱為帕雷托法則（Pareto principle），在《80/20法則》一書中也提供了類似的生產力框架，幫助我們找出20%真正有意義的工作，做完就可以創造80%的價值。
利用系統性的規劃，並管理事情的先後順序，可以幫助我們識別並專注於最具影響力的工作，把所有生產力和精力放在最有價值的事情上。
我透過實踐解鎖生產力，創造雙倍產出
學到上述理論後，我開始實踐讓個人生產力最大化的技巧。透過刻意練習來提升自己的工作效率，反思重複操作的步驟有哪裡可以改善。越是不熟悉，越要練習。
我也會刻意練習專注力，搭配番茄工作法，讓自己維持25分鐘的高產能狀態。也搭配「Forest專注森林」這個App提醒自己不要多工處理（Multi task），不斷精進自己的專注能力。
當產出效率達到自己滿意的水準後，我會利用「Rescue time」追蹤自己的黃金時段。像是把自己每天的工作種類歸類，把閱讀Email分類到低生產力工作，撰寫報告則是高產能的工作。
透過電腦紀錄的方式，控制自己的工作效能並找出黃金時段，確保每天的生產力都達標。
我在還沒有開始帶人以前，生產力大概可以達到75%，開始當主管後，把時間都花在溝通上，所以生產力下降了不少。
最後，當我的生產力到達極限時，我會轉而綜觀全局，把貢獻給團隊的生產力也納入考量。這時候就可以利用艾森豪矩陣搭配80/20法則，挑選出最重要的工作（Prioirty 0），並放棄沒那麼重要的事情（Prioirty 2）。
我會把所有事情放在4個象限的矩陣上，找出事情重要性、緊急度的排序。
分類完之後，我會再按照順序全部看一次，排出哪些事情最重要，哪些事情不重要。
這時候「學會說不」帶來的生產力，遠大於一直往自己的待辦事項加東西，所以我會忍痛把不重要的事刪掉，確保最重要的事情只占所有項目的20%（80/20法則）。
經過實踐，我在工作上不只效率高，效力也高。幾番練習後，我發現比別人早下班只是隨之而來的小確幸，真的帶來差異的是花同樣的時間卻交出雙倍的價值。
綜合來看，這些生產力理論構出了一個連續的流程，從建立習慣、深度工作、時間管理，再到安排輕重緩急，利用系統來規劃。
這樣的框架，我成功的從微觀行動，進展到有宏觀的高效工作策略，從而加倍自我生產力，在同儕中脫穎而出。
責任編輯：倪旻勤
核稿編輯：陳瑋鴻
