前陣子輔導一家企業時,遇到一個卡關的專案,狀況是A產品不良,但始終找不到原因。專案成員總共有6位,來自不同的部門,他們努力想做好這個專案,花了很多時間在做實驗,試圖找出原因。
其中一位品保工程師說,他們先前開會討論時,認為主要原因可能是來自產品研發時的失誤,但他們沒有證據指責研發部門,因此花了一段時間做實驗,就是要證明不是生產或品保的問題。但眼看過了好幾個月,專案依然沒有成效,因此感到很灰心。
這種情況其實時常發生,人們都認為自己的部門沒問題,都是其他部門的錯,卻無法拿出佐證資料。更糟的情況是連找佐證資料都不做,直接指責別的部門,把解決問題的責任推給別人身上。
首先,我問他們:「就算你們做實驗後確定是研發的問題,難道他們就真的會承認嗎?若不是研發的問題,難道你們就不找研發部門來討論嗎?」
萬一在過程中方向錯了怎麼辦?在解決問題時,具備「高效能」思維很重要,做對的事,並把它做好。
接著我問組長Sam:「你覺得在尋找這個問題的原因過程中,什麼才是對的事呢?」
他遲疑了一下,說:「不就是要把真正的原因找出來嗎?」
我說:「沒錯!你覺得在找問題的根本原因時,一開始就該找誰一起討論呢?」
Sam恍然大悟,「在一開始的時候,我就應該把研發的人(相關利益人)找來一起討論,這才是對的事。」
解決問題的3種思維
我接著說,「你們真的很努力在解決問題,但實際作法卻是埋頭苦幹,尤其這個問題如此複雜,必須發揮3種思維,才有機會解決問題。」
接下來,我向他們分享這3種思維,分別是資源思維、主動思維及破框思維。
資源思維
「首先,除了負責的專案小組外,公司還有誰瞭解這個領域,可以提供專業資訊呢?就我的印象,其實生技部門有一位主管,很熟悉這個領域,但你們沒有向他請益。 」
主動思維
「雖然你們解決問題看似很主動、很有企圖心,我卻並不覺得。因為我看到的都是總經理找你們開會,而不是你們主動找總經理更新專案的進度。」
「你們想想看,是不定期的主動向總經理報告專案進度,有問題就找他討論比較好,還是被動的等總經理叫你們報告比較好?這2種方式對總經理而言是完全不同的印象。 」
破框思維
「當你們在思考問題的可能原因時,不要被既定框架限制住。先前你們一直認為是供應商提供的零組件有問題,但我反倒想問,難道公司內部沒有問題嗎?跳脫框架,說不定會有額外的線索。」
當我跟這一組分享完解題的3種思維後,他們重新燃起信心。其實有時候換個思維、換個腦袋,就有可能解決問題了。
責任編輯:陳瑋鴻
核稿編輯:倪旻勤