為何你的團隊做不到有話直說？2種可能

 一位年輕的企業家打電話給我說：「我需要幫助，我快瘋了。」他想在國稅局查詢稅款，但查詢過程非常複雜，他被這套繁瑣的程式卡住了，不知道該怎麼做，也搞不懂是哪裡做錯了。

在打電話給我前，他有先詢問他的會計師。會計師是怎麼幫助他的呢？他把整個流程從頭到尾解釋了一遍，但企業家只是卡在其中一個流程而已，他只想要一個答案，卻聽了一堆毫不相干的內容。

於是，他只好打電話給我：「請直接告訴我，這邊該怎麼辦？」我承認，我也必須先仔細的想一想。但我與會計師的做法不同，並沒有把想到的全說出來，而是針對他卡住的地方，說出我知道的答案。

因此，對待問題的正確方式是：不要描述問題，而是直接給出答案。

我發現在會議中，出現會計師那樣回答的情況特別明顯。有一種會議參與者，習慣不停的發言，描述問題。本來大家希望透過會議找到一個解決方案，但他總是從很多不相干的問題上講起，滔滔不絕的分析其中的糾葛。

這種人沒有見解，卻認為大家只要願意花時間去討論問題是怎麼產生的，就能解決問題。可是他完全沒有意識到，強迫大家花幾個小時聽他喋喋不休，會耗光在場所有人的精力，甚至妨礙企業營運。 

清晰表達的3步驟

清晰表達可分為3個步驟：

1. 辨別：確定問題到底是什麼？
2. 獨立思考：是否有了自己的想法？但注意，自己的想法不代表可以重複別人剛剛說過的話。
3. 盡可能精確的直奔重點，並且在所有人已經瞭解的時候結束話題。

有些管理者在第一步的時候就已經失敗了。他們從一開始就無法確認正確的問題是什麼。

我曾和一個企業合作，這個企業決定建造一個新的公司總部。建築用地和建設許可證都已經準備好了，下一個問題是，應該選擇哪一位建築師？但人們竟然開始討論應該用什麼顏色的地毯，這樣的內容讓我想立刻起身離去。

接著，清晰表達獨立思考過的觀點。然後該做的是抵住誘惑，把答案用最有可能吸引別人關注的方法包裝起來。也就是說，可以用新穎的形式來敘述，或者在最終切入正題前，再次扼要的回顧一下整個問題討論的經過。

對於很多中小企業的領導者們而言，清晰表達的效果是不言而喻的。他們既不在拐彎抹角上浪費時間，也不在與問題無關的描述上被干擾。他們對剛剛發生的問題有一定瞭解，而且渴望答案。

為何有些管理者做不到直接溝通？

有很多企業家、管理者與員工無法做到這樣。他們少有精闢的發言，卻聲稱自己最喜歡直截了當的人。他們這麼說可能有2個原因：

1. 他們所謂的「喜歡傾聽清晰明確的意見」，只是對待別人時的一種姿態，是純粹的自我表演。
2. 雖然他們真誠的想要做到有話直說，但他們的同事卻不喜歡這麼做，這是一種「一廂情願」。

這些「故作姿態者」和「偽清晰表達者」，他們擁有極度的虛榮心。而這類人又可以分為2種類別：

1.想成為焦點的人

第一類在面對大眾時選擇有話直說，因為他們發現這樣感覺很好，但在其企業內部時又是另外的樣子，員工完全不瞭解他想要的是什麼。最終，他也沒有對大眾做到直言不諱，一切都只是場表演。這種人知道他應該說什麼，也知道如何透過刻意的刺激，獲得媒體的關注。他想要成為焦點，被關注的中心。

2.無法接受諫言的人

第二種類型只能對別人直言，卻不能接受別人的直言。他們手下的人只能不斷的聽他說「胡說八道」、「傻瓜」、「廢話」等字眼。但，如果員工非常直接的對他說，他的某個想法完全是廢話，那麼這位員工的飯碗就保不住了。這不是清晰明確，而是口無遮攔。這種類型的人大多是獨裁者，在他們身邊，只會讓你不斷積聚負能量。

上下都能清晰表達的公司，會是如何？

還有一種人，只是單純忽略了清晰表達的問題。他們沒有意識到，不是只有上司要明確的表達，他們的員工也要做到有話直說。

時至今日，還有許多員工存有一種要對上司極度尊重的階級觀念，無法做到有話直說。如果上司想要尋求改變，想讓全公司的溝通都做到清晰明確，那他就必須明確要求公司從上到下都這樣做，否則沒有任何意義。

當一個企業中的所有人都可以做到獨立思考，並且毫不膽怯的將自己的觀點表達出來，並與他人交換意見的時候，這個企業將更富有創造力、更有機會成功。

企業越大，清晰明確的表達也就越重要。但複雜的階級制度，卻往往讓清晰表達變得困難。

例如，某家公司的員工，仍在使用一款非常老舊的電腦軟體，但他們的老闆整天都在關注其他的事情，完全沒有注意到這些細節。

最初，員工們耐著性子，一邊繼續使用老舊的軟體工作，一邊想著不知道什麼時候能升級更新。漸漸的，有些人開始惱怒，忍不住抱怨：「我們只能用這種老舊的玩意兒工作嗎？」然後心情因此大受影響。其實這種情況完全可以避免。老闆只是不知道員工真實的需求，這種層層管理體系，太依賴於員工主動傾訴。

此時，雖然聽到了員工的抱怨，老闆卻依舊不明白究竟出什麼問題。員工們只是說出「我們需要一款新的軟體」，卻並沒有解釋為什麼需要，目的是什麼，怎樣才可以變得更好。

當我在公司裡確定需要某些東西的時候，我會勇敢的說出自己的需求，只有說出來，才能得到準確的回覆。

為什麼總要等所有員工都有意見，才願意有所動作？因為只有引起大眾的批評，使企業發展受到了阻礙，管理階層才願意收起自我中心的想法，開始有意識的明確溝通。他們急切的想要尋求改變，可是為時已晚。

越是以自我為中心，他們就越是相信，自己對公司或部門的一切擁有掌控權。在他們的小王國中，每個批判性的觀點都被自動視為一種攻擊、一次造反。

誰能收起自大的心態，誰就能意識到自己既不是無所不知的，也不是對所有事情都可以未雨綢繆的。高層主管可以嘗試平等的與員工進行明確的討論，以便及時發現問題並將它解決。

＊本文摘選自日出出版《職場裡為什麼不能有話直說？》

責任編輯：陳瑋鴻
核稿編輯：倪旻勤