我有次在一家大型製造業做企業輔導，那堂課是談專案管理。中間休息時，一位學員來找我請教。他說他是行政部門主管，老闆常在商業雜誌上看到某家公司經營管理很好、營運績效高，是受惠於某套系統，便會找他討論能不能引進。如果是他熟悉的領域，可以很快的回覆老闆；但若是未接觸過的，他根本不知道從何評估可行性。

我問他：「你記得剛才上課時，我們花了很多時間在討論一項專案的開頭，是包含專案目標、專案限制和利害關係人需求。」他看我點點頭，「老師，你分享的利害關係人矩陣，是把所有的利害關係人，依照關注程度和權力大小分成4大類，再分別和利害關係人進行訪談。只是，當我接到專案時，我也會和老闆多問幾句，確定他的想法後，再開始規劃專案，但心中總是不踏實，很擔心專案失敗怎麼辦。」

評估專案可行性的方法：失效模式與影響分析表

我想了下，問他說：「你有聽過『失效模式與影響分析』嗎？這是在開發新產品或改良產品的事前評估，但我把這個方法應用在專案的前期評估。先假設失效的狀況和原因，再依這些狀況進行分析，最後再思考補救措施。」

我繼續說道：「例如，以電腦硬碟故障為例，最大的影響是儲存資料全部不見，補救措施是把資料放在雲端硬碟，或定期把資料備份在其他硬碟。」

我見他一臉茫然，便取了一張紙，畫出了以下的表格，並在表格上寫下「失效模式」、「影響」和「補救措施」。

失效模式 影響 補救措施



失效模式

我接著說明：電腦硬碟故障就是「失效模式」，一旦發生，「影響」就是硬碟中的資料全部不見了，這是非常可怕的。為了不讓這個影響發生，「補救措施」就是把資料全部放在雲端硬碟。 

如果是開發新產品，「失效模式」可考慮用5M1E架構：Ｍan（人員）、 Machine（機具）、 Material（材料）、Method（方法）、Measure（測量）、Envirement（環境）等6個面向。

但他是行政單位，我建議使用4W1H架構：Who（人）、What（事）、When（時）、Where（地）、How much（錢）5個面向。

以導入行政系統為例：

  • 人的部份：可能是人員培訓不足、缺乏專業技能，或是負責人在專案期間離職。
  • 事的部份：可能政策變動、法規調整或組織結構改變。
  • 時的部份：可能是專案排程不合理，或未能及時調整。

我抬頭看了他一眼，問：「有跟上嗎？」他點點頭。

影響 

我再指「影響」這個欄位，「然後，依據剛才各種失效模式，寫出影響程度，像是人的部分失效，影響是導致專案執行困難、溝通不良，進而影響專案的進度。」

補救措施 

剩下最後一格「補救措施」，我說，「關於人的部分，可以建立知識傳承機制，定期培訓來提升團隊技能。其他部分也可以一一列出⋯⋯。」

失效模式 影響 補救措施
1.人員失效：人員培訓不足、缺乏專業技能，或是專案期間離職。

2.事件失效：政策變動、法規調整或是組織結構改變。

3.時間失效：專案排程不合理或未能及時調整。		 1.人員失效影響：導致專案執行困難、溝通不良，進而影響專案的進度。

2.事件失效影響：專案目標無法符合實際需求。

3.時間失效影響：進度延誤、資源浪費，甚至專案失敗。		 1.人員失效：建立知識傳承機制，定期培訓來提升團隊技能。

2.事件失效：定期進行風險評估，隨時注意內外部法規是否變更，及時更新專案計畫，建立靈活的專案管理機制。

3.時間失效：建立良好的溝通機制，監控專案進度和及時調整時程，確保資源按時到位。

隨著表格完成，我看他的臉上表情，本來深鎖的眉頭，已經逐漸打開。

「你看，專案可能失效的狀況，你全部都思考了，也知道會造成專案多大的影響，甚至你還思考了補救措施，如果影響很大，而且暫時沒有補救措施的失效，你就可以和主管討論，看看主管是否有其他方案？或是不開啟專案了！這樣可以幫助你更確定專案的成功機率有多大了。」

他抬頭看著我，笑著說：「老師，你應該是我見過想最多的專案經理了，不過這個方法真的很好用。」

「我是一個風險承受度很低的人，簡單來說，就是個膽小鬼，我是抱著『最悲觀的打算，做最完整的準備，抱著最樂觀的希望執行專案』啊！」

當老闆、客戶問能不能做到時⋯

我看過許多中階主管或專案經理，在面對高層、客戶提出需求時，因為擔心失敗，總是拿過去的經驗，或可能會承受風險當理由拒絕。但當主管和客戶的需求沒有得到正面回應，就容易認為，「你沒有試過就說不行，是不是在敷衍我？」

這時就能藉由「失效模式與影響分析表」，評估專案的可行性，並透過客觀分析，向老闆說明，執行這項專案可能會遇到哪些狀況，讓老闆評估是否執行。甚至，還能爭取到一些資源。如此一來，便能提高你的專案成功率。

責任編輯：陳瑋鴻
核稿編輯：倪旻勤