ChatGPT活用術：職場電子郵件怎麼寫？提示詞一次看

• 想寫道歉類郵件的草稿
• 想寫請求類郵件的草稿
• 想寫道謝類郵件的草稿
• 想寫報告類郵件的草稿

想寫道歉類郵件的草稿

提示詞示範

幫我寫一封道歉信為以下的內容向上司致歉：

我今天因為電車誤點，遲到了30分鐘。因為這件事給公司的其他同事添了麻煩，我想向您道歉。以後我會盡量提早出門。

重點

1. 指定要道歉的對象與語氣。
2. 寫出做錯的事情。
3. 寫出今後的改善方案。

ChatGPT產出內容

主旨：關於今日遲到的致歉與改善方案

因本人今天遲到，對公司的其他同仁造成不便，謹此致以誠摯歉意。

由於電車延誤之故，本人遲到30分鐘，深知已對工作進度及同仁們造成困擾，實感抱歉。

今後本人會提早出門預留充裕的時間，並更加留意交通資訊，以提前掌握可能的延誤情況，避免同樣事情再度發生。

再次就本次過失向您致歉，並懇請予以諒解。

在公司上班的人，相信大多數都曾經寫過「道歉信」。但反省時如果只是不斷重複道歉的詞語，有時在對方眼中反而顯得失禮且缺乏誠意。

因此，在輸入提示詞的時候，不妨一併告訴ChatGPT要道歉的對象是誰，以及需要用何種語氣道歉。除此之外，還必須讓對方知道自己已認識到錯誤，以及今後要如何預防相同的錯誤再次發生。

改良提示詞

• 請將語氣改得稍微柔和一點。

調整道歉的程度：如果對方是公司的前輩或團隊領導者等比較親近的關係，當ChatGPT生成的道歉語氣讓人感覺太過沉重的話，就請它「讓語氣再～一點」吧。

ChatGPT產出內容

主旨：關於今日遲到的致歉與改善方案

今天因為電車延誤，不小心遲到了30分鐘。真的非常抱歉。

給大家帶來困擾，我由衷的反省。

想到可能對工作和進度造成影響，心裡感到很過意不去。

藉由這次的經驗，我再次深刻體會到時間管理的重要性。

今後我會盡量提早出門，並隨時注意交通資訊，以便能應對各種突發狀況。

我希望自己能成為大家值得信賴的夥伴，所以會更加謹慎，努力做好本分。

最後，再次為今天的遲到給大家添麻煩，誠心的向大家道歉。

道歉信的提示詞範例

• 幫我寫一封為交期延遲，向重要客戶道歉的電子郵件。
• 幫我寫一封電子郵件，先簡單為上次的業務延遲道歉，然後直接進入正題。

情況掌握和問題解決的段落可以分開生成

發送道歉郵件總讓人心情沉重，但讓對方等待越久，對方的怒氣或不安就會隨之增加。因此，這類郵件通常講求速度；但另一方面，它的內容又必須同時包含「心意」、「情況掌握」和「問題解決」這3點，是一種很難寫的郵件。

要不斷增加提示詞、調整道歉的語氣，同時提高後續關於解決對策部分敘述的完成度，是一件相當費神的事情。因此在事態很嚴重時，將解決問題的對策文與道歉郵件分別請ChatGPT生成2篇文章再合併起來，也是一個方法。

此時，可先請ChatGPT幫忙「列出幾句道歉的句子」，然後把列出來的句子組合在郵件的前後部分來構成內容，也是一個不錯的方式。

相信也有些人想知道一再重複「誠摯的說聲抱歉」會不會太過囉唆，或是有沒有其他表達方式可以使用。對於這樣的人來說，只要使用這個方法就能提升撰寫道歉郵件的精準度。

想寫請求類郵件的草稿

提示詞示範

請用禮貌的語氣幫我寫一封請託以下內容的電子郵件：

請求上司確認開會要使用的文件資料。

重點

• 指定請求的語氣。
• 指定請求的對象。
• 指示要請求的內容。

ChatGPT產出內容

主旨：煩請幫忙確認會議資料的數據

[上司的稱謂]：

想請您協助確認一份要用於會議中的資料。

這份資料與[文件的內容或目的]有關，能否請您幫忙確認一下數據？特別是針對「重要要點與需確認的項目」，若您能撥冗審閱，將不勝感激。

由於距離會議的時間已相當緊迫，若能盡快收到您的回覆，對我而言將是極大的幫助。

若有任何疑問或需要補充之處，還請不吝告知。

在您百忙之中打擾，深感抱歉，懇請您協助，謹致上謝意。

想拜託身邊的人幫忙完成某些工作時，經常需要察言觀色，或是謹慎的選擇遣詞用字，避免讓對方感到不愉快。

遇到這種情況時，如果拐彎抹角的寫成又臭又長的郵件，不僅沒有效率，還可能會妨礙對方（收件人）辦公。此時，可以請ChatGPT根據雙方的關係與要請求內容的重大程度，撰寫郵件的草稿，縮短寫信的時間。

改良提示詞

• 請把文字改得更簡潔一點。

請ChatGPT簡化文字：當業務繁忙時，內容太長的請求郵件反而難以一眼掌握重點，有時容易令對方感到不耐煩。請ChatGPT「稍微精簡一下內容」，讓文章簡短扼要，可能更容易被對方接受。

ChatGPT產出內容

主旨：關於會議資料數據的確認

[上司的稱謂]：

您好，我是[自己的名字]。

想請您協助確認要用於會議中的資料數據。

能否請您過目與[文件的內容或目的]相關的數據呢？

特別是關於「重要要點與需確認的項目」，若您能撥冗確認，將十分感謝。

由於會議臨近，若您能儘早回覆，將不勝感激。

如有任何問題或疑問，還請隨時告知。

麻煩您了，謝謝。

請求郵件的提示詞範例

• 幫我寫一封給承包商發包業務的郵件。
• 幫我寫一封請求跟客戶在●月○日會面的郵件。

將「一些簡短話語」替換成自己的措辭

若是從事文書作業為主的工作，應該經常會需要撰寫請求類郵件。因此，郵件的內容也常常大同小異。這種時候，複製貼上之前寫過的郵件，然後告訴ChatGPT哪些地方需要修改，也是一個便利的方法。舉例來說，如果是要向上司等地位更高的人提出請求，就可以指示ChatGPT「用字遣詞請更有禮貌一些」。

除此之外，在把工作交付給剛入職不久、心態還很緊張的新進員工時，則可以請ChatGPT「把語氣改得輕鬆隨意一點」等。許多上司或團隊領導者雖然懂得思考如何準確的傳達資訊（請求內容），卻缺少那種能在不經意間讓人感到溫暖的用詞，以及可以讓對方愉快工作的簡短話語。而即使是平時想不到的措辭，ChatGPT也能夠瞬間提出建議。

使用ChatGPT幫忙生成文章底稿，然後再調整成自己平時使用的用字遣詞，就可以寫出更能將心意傳達給對方的文章。但請別忘了它終究只是「草稿」。同時也別忘記修正那些不符合當地商務禮儀的措辭，例如對公司內部的人使用「承蒙關照」，或是對上司使用「辛苦了」。

想寫道謝類郵件的草稿

提示詞示範

幫我寫一封包含以下內容的郵件給上司。

向他報告多虧他的建議，團隊的企劃提案通過了，感謝他給予建議。

重點

• 指定道謝的對象。
• 指示ChatGPT生成郵件。
• 條列出要道謝和報告的內容。

ChatGPT產出內容

主旨：企劃通過的報告與感謝

○○[上司的稱謂]：

此次承蒙您日前的建議，我們的企劃順利通過了，特此向您報告。

您所提供的指導，為我們提供了與原本思考方向不同的觀點，極具價值。

整個專案團隊由此獲得了新的啟發，最終完成一份更高品質的企劃。

多虧有您準確的指摘與具建設性的回饋，我們得以充滿信心的推進提案。

衷心感謝您不吝撥出時間與提供寶貴的建議。

商務上的道謝郵件，能否正確的傳達自己的心意與詳細說明「自己想感謝什麼事情」非常重要。因此請在提示詞中正確的輸入想感謝的內容。如果提示詞寫得太籠統，生成的結果也會模糊不清。

另外，建議同時說清楚你與收件人的關係。ChatGPT會針對上司、下屬，或是公司的客戶等不同關係，調整郵件整體的語氣。

改良提示詞

• 幫我把報告事項改成我們的企劃已正式決定作為新服務推出。

配合最新狀況更新郵件的內容：可以在生成初稿後，繼續用提示詞調整道謝的內容。如果ChatGPT生成內容之後情況又出現變化或有所進展，也可以請ChatGPT基於舊版的草稿重新調整內容。

ChatGPT產出內容

主旨：新服務發表的報告與感謝

○○[上司的稱謂]：

謹此向您報告，我們的企劃目前進展順利，並已確定作為一項新服務正式發表。

承蒙您先前給予的寶貴建議，我們得以在此基礎上進一步規劃細節，並穩健推進，朝實現更具效益的服務目標邁進。

在開發團隊與行銷團隊的密切合作下，終於成功讓這項新服務具體落實，並達到預期水準。

本次的新服務以□□為核心概念，並搭載了△△功能。

我們深信，此次的發表將進一步提升市場競爭力，使我們能夠服務更廣泛的客群。

這一切的成果，有賴於包含○○先生／女士在內所有相關人士的支持與指導，謹此致上由衷感謝。

至於發表日程與宣傳活動的詳細規劃，將另行通知。

敬請繼續惠予指導與支持，不勝感激。

道謝郵件的提示詞範例

• 幫我寫一封在離職時，向關照過我的人表達感謝的郵件。
• 幫我在以下郵件的最後加上感謝語。

報告成果也是一種禮節

在商務上寫道謝郵件，通常是在專案成功，或是自己的工作獲得成果的時候。對於接受謝意的一方來說，比起感謝的話語，他們往往更想聽到關於那個成果的內容。

因此，如果情況有所變化，就需要配合最新的近況來撰寫內容。在寫道謝郵件給其他人時，如果情況與最初輸出的郵件內容有所不同，也可以利用原始內容加以發展來製作新郵件。

此外，即使不是正式的感謝，也有許多機會需要在郵件內附上感謝的詞語。如果覺得只是不斷的重複「真的非常感謝您」之類的措辭不太能傳達心意，也可以試著在已經寫好的郵件中，請ChatGPT幫忙加上感謝的措辭。

想寫報告類郵件的草稿

提示詞示範

幫我根據以下內容，寫一封向上司報告的郵件。

主旨：分享會議內容

向H公司諮詢網站製作的事情→1週內確定，若H公司不行的話就換成S公司。

重點

• 指定收件人。
• 指示ChatGPT製作報告郵件。
• 輸入郵件內容

ChatGPT產出內容

主旨：關於會議內容的共享

[收件人姓名]

與您分享前幾天會議的內容。

以下為關於網站製作與文章撰寫的詳細說明。

關於網站製作：

我們已向H公司提出網站製作的委託。

預計於1週內與H公司進行簽約。

若未能與H公司簽訂合約，將立即洽詢S公司，並與其簽約。

我們的目標是在最大效率下完成高品質的網站製作。

如有任何疑問或意見，還請不吝隨時告知。

敬請繼續支持指教。

[您的名字]

改良提示詞

• 幫我寫一封在1週後報告任務進度的郵件。

根據任務進度製作郵件：也請根據最初生成的郵件內容，在1週後製作報告進度的郵件吧。

ChatGPT產出內容

主旨：進度報告：關於網站製作與文章撰寫

[收件人姓名]

關於上週與您分享的網站製作與文章撰寫專案，現在已經過1週，特此向您報告進度。

關於網站製作：

向H公司提出的網站製作委託已順利談成。

今天的會議中已確定了具體需求與交期，並正式與他們簽訂合約。

目前已進入製作階段。進度很順利，我們有信心如期完成。

關於文章撰寫：

已向候選的撰稿人提出邀約。幸運的是，有5位撰稿人對此專案表達感興趣並完成簽約。我們已將主題與需求分別告知各個撰稿人，預計在1週內開始撰寫。

由此，有望於1個月內完成50篇文章的目標。

[您的名字]

在職場上，相信有許多機會撰寫分享會議內容或是報告進度等的報告郵件。利用ChatGPT生成報告郵件的草稿時，請記得將要報告、分享的內容完整寫進提示詞中。

在生成報告郵件時，只要有把資訊正確的傳達給ChatGPT，即使只輸入筆記式的提示詞，ChatGPT也能幫忙彙整成完整的文章。請記得不要遺漏必要的資訊，同時視情況修正生成的結果。另外，如果在提示詞中指定要報告的對象，ChatGPT便會根據對方的身分調整郵件內容的語氣。

發生問題時也應報告詳細資訊

可利用最初生成的郵件內容加以發展來製作新的郵件。藉由增加新的提示詞，告訴ChatGPT時間經過與最新情況，能夠讓郵件的內容更恰當。

另外，有時也需要報告自己的失誤或業務上的問題。遇到這種情況，在提示詞中輸入失誤或問題發生的日期與時間、內容，以及解決方案等具體的內容同樣也很重要。因為隨著時間經過的長短，報告的語氣也會有所不同，所以請詳細輸入失誤或問題發生的日期與時間、發送郵件時已過了多久、問題是否已經解決等狀況。

最後請務必記得要自己確認一遍郵件內容是否正確，以避免報告了與事實不符的內容，進而對業務造成影響。

＊本文摘自東販出版《商務人士一定要懂的ChatGPT活用術》

責任編輯：陳芊吟
核稿編輯：倪旻勤