某次上課的過程中,我提醒主管要注意,因為新世代進入職場的初期,很容易因為不適應,就產生離職的念頭。
一位協理立刻舉手:「對啊,老師請問一下,以前新人進來都乖乖的,現在新人進來後問題真的很多,而且許多招式都奇奇怪怪,應該怎麼解決?」
新世代進公司,不習慣就出招
新世代進入職場,也為企業帶來新的衝擊。他們的想法和思維,時常從領導者以往沒想到的觀點,觸碰到企業內部的痛點。
傳統的新人乖乖配合,現在的新人想法多元。有人認為上班時間不合理、有人認為請假程序繁雜、有人認為午休時間太短、有人認為下班規範過多,還有人認為福利部分太少⋯⋯。
只要有上述不適應的感覺,現在的年輕世代,在進公司後,要不然就快速的離去、要不然就快速的直接反應。
新人願意反應,總比直接離去好
許多企業面臨缺人的狀態,碰到年輕人進來沒多久就離開。這時總是先抱怨年輕人撐不住,卻很少認真思考,究竟問題出在哪裡?
其實最好的方式,就是從這些年輕人身上找答案。如果離開的已經來不及詢問,或是問不出原因,不如從剩下有反應的新人開始了解。
主管請提升,見招拆招的管理能力
面對這些新人出招,主管應該要能見招拆招。可惜傳統的主管,雖然具有不錯的專業能力,卻缺乏立即解決同仁提問的管理能力。
許多主管可能會不滿,心想:「我管人這麼多年,怎麼會沒有管理能力?」
主管們不要生氣,其實真正的管理能力,指的是「讓同仁心甘情願接受,完成公司目標的能力」,並不是「頤指氣使、只會給命令,要求對方完全配合」的能力。
面對新人出招,立即分類「偶發」或「常態」
當部門中,關於人的問題逐漸浮現,該用什麼樣的方式,才可以解決這些「年輕人的出招」?主管要做2件事:
1.所有發生的事情,都必須分為偶發或常態
偶發:指偶然性的發生,未來不會再有類似狀況,多半是因為當事人的特殊情形而產生,例如各個人的疾病問題、家庭問題等。
常態:指這次發生應該不是偶然,未來可能會有類似的情況重複發生。
主管碰到最大的問題就是,狀況不斷發生,但主管仍以為是偶發,以至於在各地救火,卻沒有建立一套全公司應有的救火制度。
2.找出解決常態性事情的方案
例如:過去同仁「臨時請假」是偶發性的狀況,然而現在許多年輕同仁想請假就請假,若情況頻繁發生,主管就該判斷該類問題,是否已經升級成為「常態性」問題,並擬定解決方案。
解決「常態性」問題的5大步驟
1.解決過程中務必讓同仁參與
許多企業的習慣是,在解決問題的過程中,多半由高層做出指示,再由同仁調整。主管們應該已經發現了,這樣的效果越來越差,原因是「新世代同仁不希望只接受命令」,員工需要的是自己能夠參與、有自主性,以及有被尊重的感覺。
2.主管召集同仁告知,並討論
主管:「最近我們部門臨時請假的情況頻繁發生,雖然我知道請假是同仁的權利,但臨時請假也會妨礙其他同仁的權利。所以我想請大家坐下來討論,聊聊看是否有什麼方法可以解決這個問題?」
3.請同仁提出想法形成共識
如果同仁會提出想法最好,但如果擔心大家沒有意見,主管不妨在開會時先提出做法、拋磚引玉,並歡迎同仁當場提出更多想法。
4.過程中請扮演著中立的角色
許多主管對於新人提出的問題,可能會直接回應,或予以打壓。若這樣做,這場會議不僅會沒效果,同仁之後可能也不會願意再提出想法。
主管請扮演中立的角色,面對同仁提出的不同意見,客觀引導讓正反雙方說明。並且,以保護每個人的權益為前提、別讓大家的火氣上升,也要適度控制自己的情緒,一切以達成共識為原則。
5.產生結果後,做出白紙黑字的會議記錄,確保彼此權益
無論同仁丟出什麼問題,主管都要以合法為前提,保護每位同仁的權益。並且在達成共識後,明確以白紙黑字撰寫成會議紀錄,最後讓員工簽名同意。
別用舊觀念管理新世代
過去同仁配合度高,造成主管們習慣直接給命令、以權力的方式帶領同仁,同仁即使心生不滿,也不敢直接抗拒。
新世代從小養成「有不滿就會反應」、「權利應該自己爭取」的習慣,主管也要學習不用「傳聲筒式」的權威告知、啟動帶心的「翻譯模式」,才能讓同仁心甘情願的啟動工作模式。
責任編輯:倪旻勤
核稿編輯:陳瑋鴻