被會議、訪客佔滿，上班完全無法「做事」的中階主管，3個方法救回時間

如果管理者記錄和分析自己運用時間的方式，然後試圖管理時間，他就會知道他能花多少時間在重要任務上。有多少時間是他能「自由支配」的，能用來完成能產生實質貢獻的重要工作？

無論管理者多麼無情地刪除浪費時間的活動，都不會有什麼關係。

我所見過最會管理時間的人是一家大銀行的總裁，我曾經和他共事2年，輔導這家銀行改善高層組織架構。在那2年期間，我每個月和他碰一次面，每次討論1個半小時。這位總裁總是在討論前預先做好充分準備，所以我很快也懂得事先做好功課。

每次開會，議程上一定只有一個討論事項，但討論進行了1小時又20分鐘時，總裁就會轉過頭來問我：「杜拉克先生，我想你現在最好做個總結，並且告訴我們接下來應該做什麼。」在我走進他的辦公室1個半小時後，他一定站在門口，和我握手道別。

如此這般過了1年後，我終於忍不住問他：「為什麼開會時間總是以1個半小時為限？」

他回答：「很簡單，我發現我的注意力只能維持1個半小時。如果我討論某個議題超過1個半小時，就會開始重複之前說過的話。同時，我也了解，重要事情通常都必須花1個半小時，才能討論清楚，如果花的時間太短，根本來不及了解討論內容。」

每個月，在我待在他辦公室的那1個半小時內，從來都沒有任何一通電話干擾，他的祕書也從來不會探頭進來，表示某位重要人物緊急求見。

有一天，我問他這件事。他說：「我給祕書嚴格的指示，除非是美國總統蒞臨或內人要找我，否則她不能讓任何人打斷我們的談話。總統幾乎不會打電話給我，而內人也很了解我的脾氣，所以祕書會先替我擋掉其他事情，直到我開完會再談。然後我會在會後花1個半小時的時間回電，並且檢視每一通留言。我還從來沒有碰到過任何連90分鐘都不能等的危機。」

不必說也知道，這位總裁在每個月會議中完成的事情，遠遠超過其他許多同樣能幹的管理者整個月開會所達到的成就。

但即使這麼有紀律的人，至少有一半以上的時間花在不太重要卻不得不做的事情上，包括接待「順道來訪」的重要客戶、參加沒有他也開得成的會議、做日常營運的決策（這類問題根本就不應該上達像他這樣的層級，但往往還是層層上報）。

每當某位高階主管聲稱，他有一半以上的工作時間都可以自由支配，根據自己的判斷，決定時間要用在什麼地方，我聽了之後，很確定他一定不清楚自己都把時間花在哪些地方。

高階主管可以自由支配的時間，和用來處理重要事務的時間，通常都不到1/4，但這些事務往往能產生實質貢獻，是公司聘請他坐在這個位子上的主要原因。每個組織的情形都是如此，唯一的例外是政府機構，政府高官在毫無生產力的活動所花的時間，遠超過其他大型組織的主管。

管理者的層級愈高，他無法掌控的時間比例就愈高（同時花下去的時間也無法產生實質貢獻）。組織規模愈大，就需要花更多時間凝聚組織各個部分，保持溝通順暢，而不是花時間在發揮組織功能和產生實質貢獻上。

因此，高效能管理者知道他必須整合可支配的時間。他知道自己需要大量的完整時間，分割成片片段段的零碎時間沒什麼價值。即使只是每天工作時間的1/4，如果能整合成完整的時間，通常足以將重要事務處理完畢。

但即使每天手上有3/4的工作時間，如果只能零碎地這裡花15分鐘、那裡花半個小時，仍然毫無用處。

因此時間管理的最後一步，就是整合好管理者通常能自行控制的時間。

這樣做的方式有很多。有的人（通常是高階主管）每個星期有1天在家工作，編輯或科學家就常用這樣的方式來整合時間。

其他人則一星期安排2天（比方說星期一和星期五），完成所有操作性工作，例如會議、評估、問題討論等，把其他三天早上空出來處理需要持續進行的重大事務。

前面提到的那位銀行總裁就是這樣安排他的時間。他在星期一和星期五召開營運會議、會見高階主管討論當前問題、接待重要客戶等，把星期二、三、四的下午空下來，預留給臨時可能出現的任何狀況。

而當然，總是會有一些事情冒出來，不管是緊急問題、或銀行的海外業務代表、或重要客戶突然來訪，或臨時需要去華盛頓出差。但是，他刻意把這三天早上留下來處理重要事務，每段時間都預留90分鐘。

另外一個常見的方法，是安排每天早上在家中工作一小段時間。

在卡爾森（Sune Carlson）教授的研究中，其中一位效能最高的管理者每天上班前都花90分鐘待在書房中，不接任何電話（雖然這表示必須很早起來工作，才能準時進辦公室）。

有要事需要處理時，許多人都喜歡把工作帶回家，吃過晚餐後再花3小時處理公務，但上述的方法效果好得多。因為到了晚上，許多主管都已經累得沒有辦法好好完成工作。中老年人當然還是早睡早起精神比較好。大家之所以喜歡下班後把公事帶回家在晚上處理，其實是最糟糕的原因：這樣一來，管理者就可以不必好好管理白天的工作時間。

大多數人整合時間的方式，都是試圖把比較次要、較無建設性的事情集中在一起，從中挪出一些可以運用的完整時間。不過這樣做的效果有限，一般人在心裡和在行程上最看重的仍是比較不重要的事情，也就是即使沒有什麼實質貢獻、卻仍然必須做的事情。結果，為了應付新的時間壓力，往往就犧牲了應該運用可支配時間來完成的事情。

幾天或幾個星期內，所有可支配的時間再度消失不見了，被新的危機、新的緊急狀況、新的瑣事一點一滴地消耗掉了。

高效能管理者會務實地估計他們真的能掌握的自由時間有多少，然後安排可連續運用的合理時間。如果他們後來發現其他事務佔據了原本保留的時間，他們會重新審視時間紀錄表，刪除一些比較沒有生產力的時間需求。正如前面所說，他們明白，刪減再多活動都不為過。

所有的高效能管理者都不斷做好時間管理，不但持續記錄時間用途，還定期分析自己的時間運用方式。他們會根據對可支配時間的判斷，自己設定重要活動的完成期限。

我認識一個效能很高的人，他手上隨時掌握2份清單，一張上面列著緊急事務，另一張則是必須完成的麻煩事情，每件事都有截止期限。當他發現錯過截止期限時，就知道自己又沒有好好掌握時間了。

責任編輯：洪婉恬
核稿編輯：黃楸晴

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